Mejoras que te estás perdiendo por no usar un software de gestión o ERP en tu empresa de autocares y vtc

¿Estás desbordado de trabajo intentado gestionar lo mejor posible la avalancha de presupuestos y servicios que van entrando últimamente? Seguramente, encima cuentas con menos personal, menos conductores y menos buses que hace 3 años ¿verdad?

La solución puede estar en mejorar la productividad y eficiencia del trabajo que realiza tu equipo y en adoptar mejoras tecnológicas que te permitan adaptarte a la realidad actual, como puede ser la implantación de un software de gestión o ERP en tu empresa.

A continuación te especificamos 3 grandes ventajas que podrás aportar a tu empresa y a tu equipo si implantas un software de gestión

1. Comodidad y flexibilidad

Un ERP te permite centralizar tu día a día en un único software de gestión y consultar tus datos cuando y donde quieras.

Podrás incluso, controlar tus servicios si estás fuera de la oficina o conduciendo, simplemente desde tu móvil. Tendrás también flexibilidad para teletrabajar. Tan solo necesitas un pc y conexión a Internet.

2.Simplicidad y rápidez

Otra ventaja muy significativa es la mejoría en la introducción y consulta de datos. Contar con un software de gestión especializado en tu actividad logrará automatizar la mayoría de estas tareas mecánicas y te permitirá hacer en unos pocos minutos lo que antes podía llevarte varias horas.

3. Conocimiento y Análisis

Lo hemos puesto el último, pero no por ello pensamos que sea un punto menos importante que el resto, más bien al contrario. Y es que contar con un software de gestión, te permitirá acceder a informes de datos y estadísticas de tu actividad que te pueden ayudar a identificar problemas y te permitirán tomar mejores decisiones. Con Volcano, por ejemplo, podrás consultar estadísticas de evolución de la facturación ( a nivel global, por cliente, por vehículo… ) estadísticas de taller, de volumen de servicios, de presupuestos o de gastos, por citar algunos ejemplos.

Además, tu equipo no necesitará trabajar más ni tener conocimientos avanzados para tratar la información. Simplemente deberán trabajar con normalidad: introducir las reservas, planificar el tráfico, facturar… el día a día habitual. La información quedará guardada y nutrirá las estadísticas disponibles, para que al final de mes, del trimestre, del año, o cuando se te antoje, puedas consultarlas.


Un informe de la IRU concluye que la falta de experiencia y cualificación es el principal problema de la escasez generalizada de conductores.

La Organización Internacional del Transporte (IRU en sus siglas en inglés) ha publicado recientemente un informe sobre el impacto que está teniendo en el sector la escasez de conductores, especialmente de los debidamente cualificados.

A continuación, resumimos las principales claves y conclusiones:

  • La falta de conductores de autobús continuará acentuándose en 2022, junto con la recuperación de la demanda.
  • El déficit de conductores aumentó del 5 al 7% en 2021 y se espera que siga creciendo hasta el 8% en lo que queda de 2022.

  • No se espera la vuelta de una buena parte de conductores que cambió de profesión durante la pandemia.
  • El porcentaje de conductoras es inferior al 3% en la gran mayoría de regiones.
  • El sector tiene problemas para atraer a jóvenes a la profesión.
  • Debido al alto porcentaje de conductores próximos a la edad de jubilación, la escasez de conductores continuará ascendiendo peligrosamente si no se toman acciones para romper la tendencia.
  • Operadores de transporte a nivel global consideran que la principal causa de la escasez de conductores es la falta de conductores debidamente cualificados.

  • La opinión generalizada de los transportistas es que la mayoría de los nuevos conductores carecen de las aptitudes y experiencia suficientes para el trabajo, aún habiendo obtenido la licencia y la capacitación profesional.

  • En consecuencia, los operadores de transporte consideran que los gobiernos deberían poner en marcha medidas que faciliten el acceso a una formación profesional más amplia.

4 consejos para optimizar la gestión del tráfico en tu empresa de autocares

El personal de tráfico, y en especial los/las jefes de tráfico de empresas de transporte de viajeros llevan sobre sus hombros una de las responsabilidades más grandes de la empresa. De ellos depende que los servicios del día salgan puntuales, duren el tiempo estimado y se puedan efectuar de la forma más productiva y eficiente posible, evitando kilómetros en vacío innecesarios.

¿Estás convencido que tu equipo de tráfico trabaja de forma óptima para garantizar la satisfacción del cliente y la rentabilidad de tu flota?

Échale un vistazo a estos 4 consejos:

Automatiza

Muchos servicios regulares y especiales ( colegios, fábricas, etc) pueden realizarse a diario por el mismo vehículo y conductor.

Deja, así pues,  el trabajo ya programado, para que solo en casos puntuales, sea necesario realizar un cambio de vehículo o conductor ( baja del conductor, vacaciones, vehículo en taller, etc)

Planifica todo lo que puedas con antelación.

Todo se reduce a esta frase.

Una de las cosas que por ejemplo es aconsejable tener en cuenta antes de que el día a día nos coma son los días festivos de nuestras rutas.

Pregúntate ¿Qué días festivos tienen mis diferentes rutas en común?  Se te ocurre algún criterio que te permita agruparlas para facilitar la tarea? por cliente, por localidad…

Intenta dedicar un tiempo al inicio del año escolar o regular para dejar todos los festivos de las rutas bien definidos. De esta forma,  el resto del año, solo tendrás que estar atento de alteraciones de servicios puntuales.

No olvides los descansos

Es un tema complejo y hay que ir con mil ojos.  Debemos recodar que reducir los descansos y sobrepasar las horas de conducción establecidas por normativa, pueden conllevar multas y acciones disciplinarias.

Échale un vistazo a este artículo para profundizar en la normativaTiempos de conducción y descanso

Visualizar gráficamente la distribución de tiempos de conducción y descanso ayuda y mucho. Utiliza diferentes colores y otras ayudas visuales para distinguir las diferentes ausencias, permisos y simplificar la tarea.

Tómate al final un minuto para revisar el trabajo

Probablemente te haya pasado que cuando vuelves a echar un ojo a trabajos que has realizado hace unas horas o días, detectas mucho más fácilmente pequeños errores o detalles a mejorar que antes te habían pasado desapercibidos.

Con la gestión de tráfico sucede lo mismo: son muchas las cosas que hay que tener en cuenta, por lo que antes de enviar las hojas de ruta y los partes de trabajo es aconsejable revisar la faena con ojos frescos.

Envía rápidamente el parte de trabajo a tus conductores (y asegúrate de que lo hayan recibido)

Intenta evitar imprimir los partes de trabajo y dárselos en persona al conductor. Es mejor, enviarlos por email, por whatsapp, u optar por utilizar sistemas de gestión que incluyan apps móviles de notificación de servicios a los conductores ( Si todavía no conoces la nuestra, échale un vistazo aquí: Volcano Driver: la app que te conecta a tus conductores )

La idea es simplificar el proceso al máximo y reducir el tiempo de entrega y recepción de los partes.  Si tomas estas alternativas, ahorrarás en papel, en tinta (que telita con su precio) y evitarás que tus conductores se desplacen innecesariamente de vuelta a la oficina para recibir el parte impreso.

Y no hemos hablado de todo el trabajo de volcado de información apuntada a boli que se tiene que informatizar posteriormente… Si optas por apps como Volcano Driver, estas operaciones directamente se suprimirán.

En Volcano llevamos desde 2007 ayudando a empresas del sector a gestionar de forma más eficiente el tráfico de su empresa de transporte. ¿Quieres que te ayudemos a ti también? ¡Contáctanos!

Implantar un software de gestión en una empresa de autocares | 5 errores y 5 soluciones

¿Estás planteándote implantar o cambiar un software de gestión en tu empresa de autocares? Es una buena decisión, pero debe de realizarse de forma ordenada y bien estudiada para que no suponga un tsunami en tu día a día.

Y por ello, hoy en Volcano, te presentamos 5 situaciones relativamente frecuentes que deberías evitar:

1. Tirarse a la piscina sin planificar. 

Si decides dar este paso adelante, debes tener claro que vas a tener que dedicarle tiempo.

Empieza a invertirlo definiendo unos objetivos concretos y en la elaboración de una hoja de ruta bien planificada para tener claras qué acciones van a ser necesarias y qué recursos vas a tener que dedicar a cada fase de la implantación. Solo así conseguirás evitar confusiones futuras.

2.Poca atención a la migración de datos

Los software de gestión recientes están diseñados para integrar todos los datos de negocio en un solo sistema. Esto implica que tendrás que volcar al sistema mucha información: tu base de datos de clientes, información de la empresa, de los trabajadores, conductores, vehículos, etc, etc.

Así pues, aprovecha esta oportunidad para hacer una criba de todos los datos que estén desactualizados, que ya no sean útiles o estén duplicados.

De esta forma, agilizarás los procesos de trabajo cuando empecemos a trabajar con el programa.

3.Expectativas poco realistas

Cada software es diferente, así que no des nada por sentado e intenta no crearte una idea poco realista sobre las funcionalidades, plazos de implementación y costes del programa.

Para ello, plantéales a la empresa proveedora del software todas tus expectativas, suposiciones y dudas para que te informen correctamente de todas las funcionalidades, compromisos e implicaciones que supone la implantación del software.

Y vamos todavía más allá. Si tienes la oportunidad de ver el programa con tus propios ojos y probarlo durante cierto tiempo, no lo dudes y aprovecha la oportunidad al máximo. Mejor llevarse un chasco a tiempo que cuando ya es demasiado tarde.

4. Formación insuficiente

Otras veces el fracaso en la implantación de un software de gestión puede venir por  falta de formación.  Y es que si los usuarios no hacen un correcto uso del software o tienen un conocimiento limitado de las posibilidades que ofrece,  difícilmente se va a poder sacar el máximo partido a la herramienta.

Debes tener en cuenta que la implementación de un nuevo software de gestión puede suponer un cambio importante en la forma de trabajar a la que están acostumbrados tus trabajadores, y que destinar un tiempo a su formación y resolución de dudas y problemas es esencial para evitar la frustación y una bajada en la productividad. Queremos todo lo contrario, por lo que ojo con este punto.

5.Falta de de soporte post-implementación

Muy relacionado con el punto anterior.  Muchos programas de gestión en la nube cuentan con actualizaciones y mejoras frecuentes que hacen al sistema un ente vivo.

De igual modo,  no solo el sistema puede cambiar, también tu plantilla de trabajadores.Las incorporaciones futuras, necesitarán también de formación y soporte.

Por lo tanto, a la hora de buscar un programa de gestión, infórmate bien del servicio de soporte que pueden ofrecerte: si tiene un coste adicional, si está limitado a un período de tiempo o por qué vías puedes contactarles. Todo este tipo de cosas, debes tenerlas claras antes de meterte de lleno en la implantación.

En este sentido, para contar con una visión más amplia,  si te es posible, prueba a contactar con otras empresas que estén haciendo uso real del software. De esta forma, podrán darte su opinión sobre la atención y servicios recibidos.

Resumiendo,  a pesar de los tropiezos que puedas tener, en úlltima instancia, implantar un sistema de gestión en tu empresa de transporte de viajeros te va a llevar a gestiona tu empresa de forma más eficiente y productiva.


Por nuestra parte, Volcano es un software respaldado por, a día de hoy, más de 500 empresas del sector del transporte de viajeros. Puedes ver algunos de nuestros clientes aquí.

En Volcano conocemos bien cómo enfrentar estas situaciones y estamos encantados de guiarte en todo el proceso, desde el período de prueba y la formación, hasta la puesta marcha y la consolidación.  Y todo sin coste adicional.

¿Quieres más información?

El transporte discrecional crece en marzo un 326,6 % respecto a marzo de 2021.

Recientemente, El Instituto Nacional de Estadística (INE) ha vuelto a actualizar la estadística sobre el uso del transporte en autobús en sus diferentes tipologías, tanto a nivel urbano, como interurbano. Podéis consultarla aquí.

En Volcano nos hemos fijado especialmente en los datos relativos al transporte especial y discrecional. Aquí os presentamos algúnas conclusiones:

  • Más de 46,4 millones de usuarios han utilizado transporte especial y discrecional en marzo, lo que
    supone un incremento del 35,3% en tasa anual.
  • El número de pasajeros del transporte especial sube un 10,2% y supera los 34,8 millones deusuarios. Dentro de éste, el escolar aumenta un 11,8% y el laboral un 4,7%.
  • El transporte discrecional crece un 326,6% respecto al mismo mes del año 2021, con más de 11,6 millones de viajeros

¿Qué problemas puede solucionar un software de gestión especializado en transporte de viajeros?

En nuestros 15 años de experiencia hemos visto que las empresas del sector que todavía trabajan de la forma tradicional suelen tener casi siempre los mismos problemas en su día día. Errores mucha veces que se pueden evitar aplicando ciertos cambios básicos.

A continuación, os detallamos los 3 más habituales:

Falta de comunicación entre departamentos y entre trabajadores

Este es, desde luego, uno de los más habituales. Cada trabajador suele trabajar de forma independiente y aislada, visualizando únicamente su parcela de trabajo y sin contar con la visión del trabajo que realizan compañeros que han intervenido en otras partes del proceso de negocio.

Además, la información que se introduce no se actualiza ni se comparte, lo que obliga muchas veces a tener que perseguir a conductores, compañeros y clientes por mail, teléfono o whatsapp, con la pérdida de tiempo que todo ello implica.

Poco control de procesos y descuidos.

Otro problema que nos mencionan habitualmente las empresas del sector es su dificultad para gestionar de forma fácil y sin errorres todas las caducidades de licencias, itvs o mantenimientos.

Y es que, no es que no se lleven a cabo, pero habitualmente es algo que recae sobre una o pocas personas que ya lo tienen por la mano. Y el problema está que si ellos fallan, pueden surgir errores. Errores que es posible que cueste más que se cometan si se automatizan avisos de estas caducidades y se hacen visibles no solo a esas pocas personas sino a un mayor número de trabajadores: administrativos, conductores, mecánicos, etc.

Desorganización

Pero, sin duda, el problema que se lleva la palama por lo frecuente que es, suele serfrecuente suele ser consecuencia directa de tener la información guardada en diferentes sitios y formatos. Se trabaja todavía con mucha documentación en papel, en archivos Excel o con varios programas diferentes que no se relacionan entre si. Y Todo ello da lugar a problemas constantes para localizar cuando se necesita la información y los documentos especificos que hacen falta.

Todos estos errores se solucionan o mejoran de forma notables al implantar en toda la empresa un software de gestión global que permita centralizar bajo el paraguas de una misma herramienta de trabajo la gran mayoría de procesos de la empresa.



Si te has sentido identificado y quieres ponerles solución de una vez por todas, contacta con nosotros ahora y estaremos encantados de escuchar tus inquietudes y de enseñarte cómo puede ayudarte a ti también nuestro programa de gestión.

Volcano ya está reconocido como agente digitalizador del programa de ayudas Kit Digital

Red.es ha publicado ya la lista de los primeros 3000 de agentes digitalizadores adheridos al programa de ayudas Kit Digital. Y nos alegra comunicar que Volcano se encuentra entre ellos.

Eso quiere decir que desde el 15 de marzo, todas las Pymes y autónomos que queráis implantar Volcano y automatizar y mejorar la productividad de vuestro día a día podreis presentaros a la convocatoria y recibir una ayuda de 10.000 euros. La convocatoria estará abierta durante 6 meses o hasta que se agoten los fondos.

Volcano como agente digitalizador ofrece solución a las categorías de gestor de procesos y gestor de clientes.

¿Qué requisitos debo cumplir?

Tu empresa debe estar considerada como «pequeña empresa» o «microempresa» y cumplir con los límites financieros establecidos para cada una de estas categorías. Además, debes figurar como retenedor en el censo de la Agencia Tributaria, estar al corriente de pago de impuestos y de cuotas a la Seguridad Social, y no tener la consideración de empresa en crisis, entre otras exigencias. Puedes consultar el detalle de todos los requesitos en  este enlace

¿Cómo solicitar la ayuda?

Para acceder al Kit Digital, debes registrarte en la web www.acelerapyme.es y completar un test de autodiagnóstico. Este test evaluará el nivel de digitalización de tu empresa y te presentará un catálogo de soluciones digitales entre las que podrás escoger. Finalmente, deberás acceder a sede.red.gob.es para completar la solicitud. 

¿Debo presentar alguna documentación?

El Kit Digital se puede solicitar sin aportar ninguna documentación. Simplemente deberás autorizar a Red.es para que consulte los requisitos y obligaciones requeridos para obtener la condición de beneficiario.

Volcano estará en las Jornadas Profesionales del Transporte de Viajeros en Andalucía los próximos 28 de febrero y 1 de marzo

Las jornadas técnicas de Apetam y Fedintra vuelven este año 2022 y las tenemos ya a la vuelta de la esquina. Se celebran los próximos 28 de febrero y 1 de Marzo y tienen lugar, como es habitual, en el FYCMA, el Palacio de Ferias y Congresos de Málaga.

Las jornadas se pretenden desarrollar siguiendo la misma dinámica que en ediciones anteriores pero poniendo especial foco en la recuperación del sector tras la pandemia. Puedes consultar al fin de este artículo el programa establecido para los dos días.

En Volcano, estamos encantados de volver a formar parte de esta cita tan señalada y de volver a coincidir con clientes y profesionales del sector. Si te interesa visitarnos, nos podrás encontrar en nuestro estand. Nos encantará saludarte, atender a tus dudas y mostrarte nuestras últimas novedades.

¡Te esperamos!


¿Te animas a asistir?

Pincha aquí para apuntarte a las Jornadas del Transporte 2022

Cómo organizar mejor la gestión de presupuestos y reservas?

¿Dedicas demasiado tiempo a localizar la información que necesitas de un presupuesto antiguo?

¿Te resulta complicado llevar un seguimiento de los presupuestos que te han solicitado y hay veces que a última hora te toca mover cielo y tierra para cuadrar un servicio que te acaban de confirmar?

Si este es tu caso, desde Volcano hoy te traemos 5 consejos que te ayudarán a gestionar de forma más eficiente este tipo de situaciones y que a la larga te conducirán a ofrecer un mejor servicio a tus clientes.

1. Centraliza en una misma plataforma toda tu gestión y evita duplicar procesos

Una de las principales trabas que sufren las empresas del sector es que todos sus trabajadores trabajan utilizando diferentes herramientas y softwares: Excels y calendarios para registrar los servicios, para facturar, hacer presupuestos… Muchos de estos documentos además se pueden encontrar duplicados con diferentes nombres y en diferente estado de edición dificultando todavía más la gestión diaria.

Todo esto puede mejorar enormemente haciendo pasar todos estos procesos por un mismo canal: un software ERP único y global para toda la empresa.

2. Utiliza un sistema sencillo y ágil para introducir y consultar servicios

La usabilidad y la facilidad de uso de una herramienta no es un tema baladí que podamos pasar por alto. Influye enormemente en el tiempo que dedicamos a realizar cualquier actividad.

Y es que si, por ejemplo, nos llama un posible cliente para preguntarnos cualquier detalle o para concretar algún punto de los servicios que quiere contratarnos, lo que queremos es poder localizar rápidamente ese presupuesto que enviamos con anterioridad y así brindarle la información necesaria al momento. Incluso sin considerar quien haya gestionado anteriormente esa solicitud.

Es por este motivo que la facilidad de uso de un software o herramienta es tan importante: porque sus efectos se trasladan directamente a la atención al cliente que ofreces.

3. Establece una buena comunicación con otros departamentos, en especial tráfico y facturación

Muchas veces necesitamos consultar información que por lo general llevan otros departamentos. O necesitamos informarles de alguna particularidad que es necesario que tengan en cuenta más adelante.

Aquí, una vez más, la implantación de un software ERP especializado en transporte de viajeros nos será de gran ayuda. Y es que, al compartir tus trabajadores del área comercial y reservas un mismo entorno de trabajo con tus trabajadores de tráfico o facturación, les será rápido y sencillo consultar cuando lo necesiten datos tales como: si hay vehículos disponibles para un día concreto o si se ha enviado y cobrado por adelantado la factura de un servicio.

4. Ten siempre a mano el volumen real de servicios diario y semanal, tanto discrecional como rutas

Poder disponer rápidamente de este dato es clave para saber si podemos aceptar más servicios para un día en concreto, especialmente si tenemos que cuadrar a última hora un servicio y ya es algo justo para consultar disponibilidad con un colaborador.

Te recomendamos además poder visualizar esta información de forma gráfica y visual. Por ejemplo, puede serte muy útil distinguir los diferentes tipos de servicios con un color identificativo: las rutas escolares, en verde; las excursiones, en rojo y los transfers, en amarillo. Incluso, puede ser muy conveniente poder elegir si quieres visualizar o no también los presupuestos que están todavía sin confirmar.

5. Busca sistemas que te permitan trabajar desde diferentes dispositivos y lugares.

Y más todavía, si eres de los que estás todo el día yendo de un sitio a otro. Ser capaz de poder acceder siempre a datos actualizados de tus servicios allí dónde te encuentres marca realmente la diferencia. Y es que imagina que estas fuera de viaje, pero te sale la oportunidad de hacer un servicio. Pues bien desde tu movil podrías consultar al instante qué servicios ya tienes previstos para ese día; decidir si aceptarlo o no y en el supuesto de que tengas recursos para llevarlo a cabo, introducirlo ya en el sistema. Por supuesto, sabiendo que al momento, ese servicio también va a aparecer al resto de tu equipo en oficina.

Pero esta no es la única ventaja, poder acceder a la información desde cualquier puesto y dispositivo te abre las puertas a poder si lo deseas, teletrabajar desdecasa. Una flexibilidad que cada vez valoramos más.


Esperamos que estas 5 claves te sean de ayuda para mejorar tu gestión de presupuestos y reservas. Volcano, nuestro software especializado en empresas de autocares y vtc ya ha ayudado a muchas empresas del sector a conseguir una mejor organización de su gestión comercial, tráfico o facturación. Clica sobre el enlace para conocer algunos de los testimonios.

Los viajeros de transporte discrecional suben un 76% de abril a julio

Aunque todavía el número de viajeros en transporte discrecional está muy lejos de los datos que se venían obteniendo antes de la pandemia, los datos nos mienten. La recuperación del sector está ya en marcha.

En la gráfica se puede apreciar claramente la tendencia ascendente durante los meses de abril, mayo, junio y julio. En el mes de Agosto, los viajeros descienden ligeramente, pero se trata de algo acorde con lo que ya venía aconteciendo en los pasados años.

A continuación, en la siguiente tabla incluimos la evolución en el número de viajeros de las diferentes modalidades de transporte discrecional y especial desde enero a Agosto de 2021