¿Qué documentos debo llevar en los autocares y autobuses de mi empresa?

( Debido a la entrada en vigor del nuevo ROTT es posible que parte del contenido de este artículo esté desactualizado)  En este artículo damos algunas pinceladas de las modificaciones sufridas: Modificación ROTT: Adaptación de hojas de ruta y partes de trabajo. También en Volcano Driver ) 

Cualquier empresa que ofrece servicios de transporte de viajeros debe de cumplir con unas serie de prácticas especificadas por normativa en el BOE Orden FOM/1230/2013, de 31 de mayo .  Puedes consultarla íntegramente aquí 

Una de estas actuaciones es la de contar con los siguientes documentos durante la realización de un servicio.  Esta documentación, no obstante, debemos de tener en cuenta que puede variar en función del tipo de servicio que estemos desarrollando con nuestros vehículos de empresa.

 

SERVICIOS DISCRECIONALES

 

1.Libro de Ruta:

El libro de ruta es un pequeño cuaderno de como mínimo 50 hojas numeradas de forma correlativo y con un tamaño de al menos 30 x 20 cm en el que debemos llevar un registro de todos los servicios interurbanos que efectuemos ( a excepción, eso sí, de los trayectos en vacío).

¿Qué información debo introducir de cada servicio?

  • La fecha del servicio
  • El lugar y la provincia de salida
  • El lugar y la provincia de llegada
  • Si se trata de un servicio discrecional o turístico
  • El cliente debidamente identificado: A continuación, detallamos la información básica para diferentes tipos de contratantes:
    • Agencia de viajes:  Nombre de la empresa y CIF
    • Empresa de transportes colaboradora:  Nombre de la empresa y CIF
    • Particular: Nombre completo y DNI
    • Pasajero de plaza individual: Indicar la siguiente frase: «Pago individual»

NOTA: Debemos registrar las anotaciones de forma clara y limpia para evitar problemas de comprensión.

 

¿A quién debo entregarlo?

 Antes de empezar a utilizarlo, deberás entregarlo a la Administración competente con los datos de la primera página cumplimentados (Datos fiscales de tu empresa y matrícula del vehículo) de manera que puedas recibir la autorización de capacitación de dicho vehículo para el transporte de viajeros.

Al finalizar un libro de ruta deberás entregarlo al organismo de control citado anteriormente. Tienes un margen de 15 días después de que te hayan validado el nuevo libro de ruta.

 

 

SERVICIOS PÚBLICOS REGULARES

 

2. Libro de Reclamaciones

Únicamente es necesario en servicios regulares. El libro de reclamaciones es la vía por la que la Administración recibe las quejas y reclamaciones de los usuarios de un servicio público y se debe comunicar a los viajeros su disponibilidad mediante carteles o notas informativas. Del mismo modo, es obligatorio facilitarlo en caso de que alguno de los viajeros lo solicite.

¿Qué información deberá el viajero incluir en la el libro?

  • El objeto de la Reclamación
  • Nombre, DNI, domicilio y firma
  • Lugar
  • Fecha

Como empresa de transporte de viajeros deberemos responder a toda reclamación impuesta en un plazo no mayor a 1 mes desde la fecha de la recepción de la reclamación.

 

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–  Con Volcano puedes dejar constancia de cualquier reclamación que un cliente te interponga, llevar un seguimiento de las acciones previstas y realizadas para resolverla e imprimir una resolución del incidente a partir de plantillas para hacérsela llegar al cliente –

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3.Registro de Servicios Públicos Regulares

Por cada expedición y vehículo deberemos diariamente anotar los siguientes datos:

  • Identificador del contrato de la concesión del servicio
  • La línea a la que pertenece la expedición ( especificada con la correcta nomenclatura)
  • La matrícula del vehículo
  • (En caso de realizar un servicio de una empresa colaboradora) Nombre e identificador de la empresa con la que colaboramos.
  • DNI del conductor
  • Número de billetes expedidos para el trayecto
  • Recaudación obtenida (IVA Incluido)

NOTA: Deberemos conservar toda esta información durante 1 año para poder facilitarla si la Inspección del Transporte Terrestre nos la solicita.

4. Justificante del acuerdo de colaboración con otra empresa transportista

También deberemos contar con este documento si estamos realizando un servicio regular que nos ha encargado un colaborador.   Tal justificante deberá estar debidamente expedido, sellado y firmado y en él se deben reflejar claramente el servicio o servicios incluidos en el contrato de colaboración. Además, en su caso deberemos contar también con una copia de la autorización de la Administración para el transporte regular de uso especial.

Deberemos conservar dicho documento hasta el 31 de diciembre del año siguiente a la prestación del servicio/s .

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Puedes consultar los modelos de libro de ruta, libro de reclamaciones y el justificante del acuerdo de colaboración oficiales Aquí.