Conseguir dedicar menos tiempo y recursos al desempeño de tareas mecánicas y administrativas básicas es básico para mejorar la rentabilidad y eficiencia de cualquier empresa.
En concreto, dentro de una empresa dedicada al transporte de viajeros podríamos estar hablando de optimizar acciones rutinarias como, por ejemplo, organizar y tomar nota de los repostajes realizados por el conductor, las dietas que les pertenecen o el registro de los gastos y tickets que se hayan podido generar durante un servicio.
No buscar fórmulas para optimizar este tipo de tareas y seguirlas realizando de la misma forma que hacíamos hace décadas puede suponernos incluso un gasto. Porque no olvidemos que el tiempo es también dinero y que podemos tomar medidas que nos ayuden a realizarlas más rápidamente sin perjuicio de la calidad de nuestro trabajo.
Aquí, te destacamos 3 estrategias que te pueden ser de gran ayuda en este sentido.
Convierte a los softwares y apps en tus mejores aliados
Contar con un software de gestión especializado en tu actividad logrará automatizar la mayoría de estas tareas mecánicas y te permitirá hacer en unos pocos minutos lo que antes podía llevarte varias horas.
Te recomendamos también que dediques cierto tiempo a analizar si la herramienta o herramientas que utilizas actualmente cubren adecuadamente las necesidades de tu negocio. No cualquier solución vale, debes buscar aquella que mejor se te adapte y que realmente te facilite tu gestión diaria.
Para ello, deberás tratar de identificar qué factores pueden estar influyendo negativamente en tu rendimiento. De esta forma, luego podrás saber qué es lo que debe tener tu software de gestión para mejorar tu productividad.
Opta por soluciones en la nube
Por ejemplo, si tu principal problema es que tardas mucho tiempo en encontrar la información que necesitas, puede ser de gran ayuda buscar un software en la nube en el que poder anotar y guardar todo lo relacionado con un vehículo, o un conductor, por ejemplo.
De esta forma, tu equipo podrá acceder en cualquier momento y desde cualquier sitio al programa para así consultar la información actualizada de ese vehículo o conductor. Sin detenerse a pensar o consultar quien la consultó por última vez y dónde la guardó.
Planifica y automatiza todo lo que puedas, pero deja espacio para imprevistos
Muchos servicios ( colegios, fábricas, etc) pueden realizarse a diario por el mismo vehículo y conductor. En casos como estos lo ideal es programar ya un vehículo y conductor predeterminados para así ya dejar el trabajo montado y que solo en casos puntuales, sea necesario realizar un cambio de vehículo o conductor ( baja del conductor, vacaciones, vehículo en taller, etc)
Otra de las cosas que también es aconsejable programar son los días festivos de las rutas. Y es que, si por ejemplo, dedicamos unos minutos en septiembre cuando empiezan los colegios, o en enero con el comienzo de año, para dejar todos los días festivos definidos, ya más adelante no tendremos que volver a pensar en ello, y nos evitaremos errores o tener que realizar anulaciones de última hora.
En definitiva, para reducir esas horas interminables que pasamos haciendo tareas básicas y repetitivas, puede ser clave hacerte con un software de gestión adecuado. Además, aprender a planificar correctamente ciertos procesos puede significar un antes y un después en nuestra productividad y en la rentabilidad de la empresa.
Con Volcano, podrás comprobar que hemos tenido estos objetivos en mente. ¿Te animas a probarlo?
