Cómo organizar mejor la gestión de presupuestos y reservas?

¿Dedicas demasiado tiempo a localizar la información que necesitas de un presupuesto antiguo?

¿Te resulta complicado llevar un seguimiento de los presupuestos que te han solicitado y hay veces que a última hora te toca mover cielo y tierra para cuadrar un servicio que te acaban de confirmar?

Si este es tu caso, desde Volcano hoy te traemos 5 consejos que te ayudarán a gestionar de forma más eficiente este tipo de situaciones y que a la larga te conducirán a ofrecer un mejor servicio a tus clientes.

1. Centraliza en una misma plataforma toda tu gestión y evita duplicar procesos

Una de las principales trabas que sufren las empresas del sector es que todos sus trabajadores trabajan utilizando diferentes herramientas y softwares: Excels y calendarios para registrar los servicios, para facturar, hacer presupuestos… Muchos de estos documentos además se pueden encontrar duplicados con diferentes nombres y en diferente estado de edición dificultando todavía más la gestión diaria.

Todo esto puede mejorar enormemente haciendo pasar todos estos procesos por un mismo canal: un software ERP único y global para toda la empresa.

2. Utiliza un sistema sencillo y ágil para introducir y consultar servicios

La usabilidad y la facilidad de uso de una herramienta no es un tema baladí que podamos pasar por alto. Influye enormemente en el tiempo que dedicamos a realizar cualquier actividad.

Y es que si, por ejemplo, nos llama un posible cliente para preguntarnos cualquier detalle o para concretar algún punto de los servicios que quiere contratarnos, lo que queremos es poder localizar rápidamente ese presupuesto que enviamos con anterioridad y así brindarle la información necesaria al momento. Incluso sin considerar quien haya gestionado anteriormente esa solicitud.

Es por este motivo que la facilidad de uso de un software o herramienta es tan importante: porque sus efectos se trasladan directamente a la atención al cliente que ofreces.

3. Establece una buena comunicación con otros departamentos, en especial tráfico y facturación

Muchas veces necesitamos consultar información que por lo general llevan otros departamentos. O necesitamos informarles de alguna particularidad que es necesario que tengan en cuenta más adelante.

Aquí, una vez más, la implantación de un software ERP especializado en transporte de viajeros nos será de gran ayuda. Y es que, al compartir tus trabajadores del área comercial y reservas un mismo entorno de trabajo con tus trabajadores de tráfico o facturación, les será rápido y sencillo consultar cuando lo necesiten datos tales como: si hay vehículos disponibles para un día concreto o si se ha enviado y cobrado por adelantado la factura de un servicio.

4. Ten siempre a mano el volumen real de servicios diario y semanal, tanto discrecional como rutas

Poder disponer rápidamente de este dato es clave para saber si podemos aceptar más servicios para un día en concreto, especialmente si tenemos que cuadrar a última hora un servicio y ya es algo justo para consultar disponibilidad con un colaborador.

Te recomendamos además poder visualizar esta información de forma gráfica y visual. Por ejemplo, puede serte muy útil distinguir los diferentes tipos de servicios con un color identificativo: las rutas escolares, en verde; las excursiones, en rojo y los transfers, en amarillo. Incluso, puede ser muy conveniente poder elegir si quieres visualizar o no también los presupuestos que están todavía sin confirmar.

5. Busca sistemas que te permitan trabajar desde diferentes dispositivos y lugares.

Y más todavía, si eres de los que estás todo el día yendo de un sitio a otro. Ser capaz de poder acceder siempre a datos actualizados de tus servicios allí dónde te encuentres marca realmente la diferencia. Y es que imagina que estas fuera de viaje, pero te sale la oportunidad de hacer un servicio. Pues bien desde tu movil podrías consultar al instante qué servicios ya tienes previstos para ese día; decidir si aceptarlo o no y en el supuesto de que tengas recursos para llevarlo a cabo, introducirlo ya en el sistema. Por supuesto, sabiendo que al momento, ese servicio también va a aparecer al resto de tu equipo en oficina.

Pero esta no es la única ventaja, poder acceder a la información desde cualquier puesto y dispositivo te abre las puertas a poder si lo deseas, teletrabajar desdecasa. Una flexibilidad que cada vez valoramos más.


Esperamos que estas 5 claves te sean de ayuda para mejorar tu gestión de presupuestos y reservas. Volcano, nuestro software especializado en empresas de autocares y vtc ya ha ayudado a muchas empresas del sector a conseguir una mejor organización de su gestión comercial, tráfico o facturación. Clica sobre el enlace para conocer algunos de los testimonios.