¿Estás planteándote implantar o cambiar un software de gestión en tu empresa de autocares? Es una buena decisión, pero debe de realizarse de forma ordenada y bien estudiada para que no suponga un tsunami en tu día a día.
Y por ello, hoy en Volcano, te presentamos 5 situaciones relativamente frecuentes que deberías evitar:
1. Tirarse a la piscina sin planificar.
Si decides dar este paso adelante, debes tener claro que vas a tener que dedicarle tiempo.
Empieza a invertirlo definiendo unos objetivos concretos y en la elaboración de una hoja de ruta bien planificada para tener claras qué acciones van a ser necesarias y qué recursos vas a tener que dedicar a cada fase de la implantación. Solo así conseguirás evitar confusiones futuras.
2.Poca atención a la migración de datos
Los software de gestión recientes están diseñados para integrar todos los datos de negocio en un solo sistema. Esto implica que tendrás que volcar al sistema mucha información: tu base de datos de clientes, información de la empresa, de los trabajadores, conductores, vehículos, etc, etc.
Así pues, aprovecha esta oportunidad para hacer una criba de todos los datos que estén desactualizados, que ya no sean útiles o estén duplicados.
De esta forma, agilizarás los procesos de trabajo cuando empecemos a trabajar con el programa.
3.Expectativas poco realistas
Cada software es diferente, así que no des nada por sentado e intenta no crearte una idea poco realista sobre las funcionalidades, plazos de implementación y costes del programa.
Para ello, plantéales a la empresa proveedora del software todas tus expectativas, suposiciones y dudas para que te informen correctamente de todas las funcionalidades, compromisos e implicaciones que supone la implantación del software.
Y vamos todavía más allá. Si tienes la oportunidad de ver el programa con tus propios ojos y probarlo durante cierto tiempo, no lo dudes y aprovecha la oportunidad al máximo. Mejor llevarse un chasco a tiempo que cuando ya es demasiado tarde.
4. Formación insuficiente
Otras veces el fracaso en la implantación de un software de gestión puede venir por falta de formación. Y es que si los usuarios no hacen un correcto uso del software o tienen un conocimiento limitado de las posibilidades que ofrece, difícilmente se va a poder sacar el máximo partido a la herramienta.
Debes tener en cuenta que la implementación de un nuevo software de gestión puede suponer un cambio importante en la forma de trabajar a la que están acostumbrados tus trabajadores, y que destinar un tiempo a su formación y resolución de dudas y problemas es esencial para evitar la frustación y una bajada en la productividad. Queremos todo lo contrario, por lo que ojo con este punto.
5.Falta de de soporte post-implementación
Muy relacionado con el punto anterior. Muchos programas de gestión en la nube cuentan con actualizaciones y mejoras frecuentes que hacen al sistema un ente vivo.
De igual modo, no solo el sistema puede cambiar, también tu plantilla de trabajadores.Las incorporaciones futuras, necesitarán también de formación y soporte.
Por lo tanto, a la hora de buscar un programa de gestión, infórmate bien del servicio de soporte que pueden ofrecerte: si tiene un coste adicional, si está limitado a un período de tiempo o por qué vías puedes contactarles. Todo este tipo de cosas, debes tenerlas claras antes de meterte de lleno en la implantación.
En este sentido, para contar con una visión más amplia, si te es posible, prueba a contactar con otras empresas que estén haciendo uso real del software. De esta forma, podrán darte su opinión sobre la atención y servicios recibidos.
Resumiendo, a pesar de los tropiezos que puedas tener, en úlltima instancia, implantar un sistema de gestión en tu empresa de transporte de viajeros te va a llevar a gestiona tu empresa de forma más eficiente y productiva.
Por nuestra parte, Volcano es un software respaldado por, a día de hoy, más de 500 empresas del sector del transporte de viajeros. Puedes ver algunos de nuestros clientes aquí.
En Volcano conocemos bien cómo enfrentar estas situaciones y estamos encantados de guiarte en todo el proceso, desde el período de prueba y la formación, hasta la puesta marcha y la consolidación. Y todo sin coste adicional.
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