No revelamos nada nuevo si decimos que hoy en día todo el mundo utiliza un ordenador para todo tipo de tareas, desde redactar un texto, llevar un control de los gastos de casa o crear presentaciones y vídeos para el recuerdo. Las personas nos hemos habituado tanto al uso del ordenador que ya nos es difícil concebir la vida sin estos. El salto al mundo empresarial es algo ya más que consolidado. Actualmente, la mayoría de las empresas ya informatizaron sus procesos internos y externos y es muy raro encontrar casos de empresas que trabajan 100% «analógicamente», por decirlo de algún modo.
Lo que ya no es tan extraño, especialmente en ciertos sectores, es toparse con empresas que siguen trabajando en base a infinitos documentos Excel, que no tienen página web y que guardan toda la información en unos pocos ordenadores, muchas veces no del todo protegidos contra ataques.
[minti_blockquote]Si informatizar un negocio es algo tan claro para la mayoría… ¿Por qué algunas empresas todavía no se deciden a dar este importante paso?
La respuesta es sencilla y las explicaciones son básicamente 2.[/minti_blockquote]
La primera explicación es de origen cultural: todo lo que nos suponga un cambio en nuestros hábitos a la hora de trabajar no nos suele gustar. Cuando nos acostumbramos a trabajar de una forma, se hace cuesta arriba eso de empezar de nuevo y aprender a trabajar con otros recursos y herramientas.
La segunda respuesta está relacionada con la inversión que pensamos puede suponer. En este punto hay que romper una lanza a favor de la informatización ya que, si bien al principio puede parecer que la informatización de una empresa requiere de una inversión alta o mucho tiempo de aprendizaje de los procesos de gestión, está demostrado que los beneficios de esta decisión son múltiples y, nos atrevemos a añadir, maravillosos.
Aquí van 9 razones por las que informatizar tu negocio es la mejor decisión. Ventajas que agilizan tus procesos, te van a ahorrar tiempo y dinero a corto plazo; evitan quebraderos de cabeza y que no pierdas de vista ningún número o tarea a realizar.
1. Aumenta la velocidad de procesamiento de datos: Muchas tareas se automatizan, lo que permite realizar una gestión mucho más rápida. Además, es sencillo llevar un seguimiento de los procesos en todo momento. Es posible atender al cliente de forma mucho más ágil y no tienes que repetir tediosas tareas, por ejemplo, introduciendo datos.
2. Control de tus ventas: Una parte fundamental del negocio es el seguimiento del mismo. Es esencial para la salud de tu empresa parar un momento y reflexionar sobre dónde estás -económicamente hablando-, para así poder tomar medidas o aprender de las buenas ideas. Un software de gestión para flotas de autocares como Volcano, te permite visualizar estadísticas detalladas más allá de lo básico (ingresos y consumos) como las relativas a presupuestos, servicios y facturación, pudiendo hacer un seguimiento muy gráfico y sencillo.
3. Incrementa la imagen y percepción de tu empresa: La imagen de tu negocio se percibirá como moderna y transmitirá profesionalidad. Esto es importante para tener una buena imagen corporativa y seducir a tus clientes.
4 . Big Data y software Cloud: Gracias a los programas de gestión, puedes almacenar en todo momento en un servidor seguro todo los datos empresariales y acceder a ellos, crear informes o mantener controlado en todo momento la actividad de la empresa. El programa de gestión Volcano está en la nube, tienes tu información segura y disponible desde cualquier lugar. Es momento de decir adiós a poder conectarte únicamente desde la oficina, a las múltiples carpetas repartidas por tu escritorio y a los grandes armarios llenos de documentación.
5. Gestión de clientes o CRM: La informatización de tu negocio te permite crear una base de datos de clientes, saber quiénes compran, qué compran más y con qué frecuencia.
6. Multidispositivo: Tener acceso a toda la información de tu negocio a través de diferentes dispositivos te facilita la vida. Volcano te ofrece la posibilidad de acceder a la información de tu empresa a través de pc, dispositivos móviles, tablets… la información en tu mano en cualquier momento.
7. Implantación de Sistemas de Gestión de la Calidad: Con la implantación en tu empresa de un software de calidad te aseguras de estar cumpliendo los requisitos de la normativa relacionada con los Sistemas de Gestión de la Calidad y Seguridad Informática que marcan los sistemas UNE en ISO 9001, 14001.
8. Control de RRHH: Con un buen software de gestión como Volcano, es muy fácil controlar todas las acciones realizadas por cada uno de tus trabajadores. También puedes restringir permisos y extraer informes siempre que quieras.
9. Presencia en Internet: Con una buena página web optimizada para SEO y utilizando las técnicas de Marketing Digital, podrás llegar a muchos clientes potenciales y generar branding y conversiones. Además, con un buen software de seguimiento como Volcano podrás analizar tus servicios, el comportamiento de tus clientes y, si lo deseas, crear y optimizar campañas de marketing mucho más eficaces.
Es comprensible que la informatización empresarial pueda generar algunas dudas, pero es la opción más acertada para cualquier tipo de empresa. Aunque nos ahuyente la inversión inicial, pronto se verá recuperada, ya que la empresa generará mayor eficiencia e ingresos, reduciendo otros costes -a veces no visibles- como el tiempo y la ineficiencia.
