Autor: volcano

¿Estás planteándote implantar o cambiar un software de gestión en tu empresa de autocares? Es una buena decisión, pero debe de realizarse de forma ordenada y bien estudiada para que no suponga un tsunami en tu día a día.

Y por ello, hoy en Volcano, te presentamos 5 situaciones relativamente frecuentes que deberías evitar:

1. Tirarse a la piscina sin planificar. 

Si decides dar este paso adelante, debes tener claro que vas a tener que dedicarle tiempo.

Empieza a invertirlo definiendo unos objetivos concretos y en la elaboración de una hoja de ruta bien planificada para tener claras qué acciones van a ser necesarias y qué recursos vas a tener que dedicar a cada fase de la implantación. Solo así conseguirás evitar confusiones futuras.

2.Poca atención a la migración de datos

Los software de gestión recientes están diseñados para integrar todos los datos de negocio en un solo sistema. Esto implica que tendrás que volcar al sistema mucha información: tu base de datos de clientes, información de la empresa, de los trabajadores, conductores, vehículos, etc, etc.

Así pues, aprovecha esta oportunidad para hacer una criba de todos los datos que estén desactualizados, que ya no sean útiles o estén duplicados.

De esta forma, agilizarás los procesos de trabajo cuando empecemos a trabajar con el programa.

3.Expectativas poco realistas

Cada software es diferente, así que no des nada por sentado e intenta no crearte una idea poco realista sobre las funcionalidades, plazos de implementación y costes del programa.

Para ello, plantéales a la empresa proveedora del software todas tus expectativas, suposiciones y dudas para que te informen correctamente de todas las funcionalidades, compromisos e implicaciones que supone la implantación del software.

Y vamos todavía más allá. Si tienes la oportunidad de ver el programa con tus propios ojos y probarlo durante cierto tiempo, no lo dudes y aprovecha la oportunidad al máximo. Mejor llevarse un chasco a tiempo que cuando ya es demasiado tarde.

4. Formación insuficiente

Otras veces el fracaso en la implantación de un software de gestión puede venir por  falta de formación.  Y es que si los usuarios no hacen un correcto uso del software o tienen un conocimiento limitado de las posibilidades que ofrece,  difícilmente se va a poder sacar el máximo partido a la herramienta.

Debes tener en cuenta que la implementación de un nuevo software de gestión puede suponer un cambio importante en la forma de trabajar a la que están acostumbrados tus trabajadores, y que destinar un tiempo a su formación y resolución de dudas y problemas es esencial para evitar la frustación y una bajada en la productividad. Queremos todo lo contrario, por lo que ojo con este punto.

5.Falta de de soporte post-implementación

Muy relacionado con el punto anterior.  Muchos programas de gestión en la nube cuentan con actualizaciones y mejoras frecuentes que hacen al sistema un ente vivo.

De igual modo,  no solo el sistema puede cambiar, también tu plantilla de trabajadores.Las incorporaciones futuras, necesitarán también de formación y soporte.

Por lo tanto, a la hora de buscar un programa de gestión, infórmate bien del servicio de soporte que pueden ofrecerte: si tiene un coste adicional, si está limitado a un período de tiempo o por qué vías puedes contactarles. Todo este tipo de cosas, debes tenerlas claras antes de meterte de lleno en la implantación.

En este sentido, para contar con una visión más amplia,  si te es posible, prueba a contactar con otras empresas que estén haciendo uso real del software. De esta forma, podrán darte su opinión sobre la atención y servicios recibidos.

Resumiendo,  a pesar de los tropiezos que puedas tener, en úlltima instancia, implantar un sistema de gestión en tu empresa de transporte de viajeros te va a llevar a gestiona tu empresa de forma más eficiente y productiva.

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Por nuestra parte, Volcano es un software respaldado por, a día de hoy, más de 500 empresas del sector del transporte de viajeros. Puedes ver algunos de nuestros clientes aquí.

En Volcano conocemos bien cómo enfrentar estas situaciones y estamos encantados de guiarte en todo el proceso, desde el período de prueba y la formación, hasta la puesta marcha y la consolidación.  Y todo sin coste adicional.

¿Quieres más información?

Recientemente, El Instituto Nacional de Estadística (INE) ha vuelto a actualizar la estadística sobre el uso del transporte en autobús en sus diferentes tipologías, tanto a nivel urbano, como interurbano. Podéis consultarla aquí.

En Volcano nos hemos fijado especialmente en los datos relativos al transporte especial y discrecional. Aquí os presentamos algúnas conclusiones:

• Más de 46,4 millones de usuarios han utilizado transporte especial y discrecional en marzo, lo que
  supone un incremento del 35,3% en tasa anual.

• El número de pasajeros del transporte especial sube un 10,2% y supera los 34,8 millones deusuarios. Dentro de éste, el escolar aumenta un 11,8% y el laboral un 4,7%.

• El transporte discrecional crece un 326,6% respecto al mismo mes del año 2021, con más de 11,6 millones de viajeros

En nuestros 15 años de experiencia hemos visto que las empresas del sector que todavía trabajan de la forma tradicional suelen tener casi siempre los mismos problemas en su día día. Errores mucha veces que se pueden evitar aplicando ciertos cambios básicos.

A continuación, os detallamos los 3 más habituales:

Falta de comunicación entre departamentos y entre trabajadores

Este es, desde luego, uno de los más habituales. Cada trabajador suele trabajar de forma independiente y aislada, visualizando únicamente su parcela de trabajo y sin contar con la visión del trabajo que realizan compañeros que han intervenido en otras partes del proceso de negocio.

Además, la información que se introduce no se actualiza ni se comparte, lo que obliga muchas veces a tener que perseguir a conductores, compañeros y clientes por mail, teléfono o whatsapp, con la pérdida de tiempo que todo ello implica.

Poco control de procesos y descuidos.

Otro problema que nos mencionan habitualmente las empresas del sector es su dificultad para gestionar de forma fácil y sin errorres todas las caducidades de licencias, itvs o mantenimientos.

Y es que, no es que no se lleven a cabo, pero habitualmente es algo que recae sobre una o pocas personas que ya lo tienen por la mano. Y el problema está que si ellos fallan, pueden surgir errores. Errores que es posible que cueste más que se cometan si se automatizan avisos de estas caducidades y se hacen visibles no solo a esas pocas personas sino a un mayor número de trabajadores: administrativos, conductores, mecánicos, etc.

Desorganización

Pero, sin duda, el problema que se lleva la palama por lo frecuente que es, suele serfrecuente suele ser consecuencia directa de tener la información guardada en diferentes sitios y formatos. Se trabaja todavía con mucha documentación en papel, en archivos Excel o con varios programas diferentes que no se relacionan entre si. Y Todo ello da lugar a problemas constantes para localizar cuando se necesita la información y los documentos especificos que hacen falta.

Todos estos errores se solucionan o mejoran de forma notables al implantar en toda la empresa un software de gestión global que permita centralizar bajo el paraguas de una misma herramienta de trabajo la gran mayoría de procesos de la empresa.

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Si te has sentido identificado y quieres ponerles solución de una vez por todas, contacta con nosotros ahora y estaremos encantados de escuchar tus inquietudes y de enseñarte cómo puede ayudarte a ti también nuestro programa de gestión.

Red.es ha publicado ya la lista de los primeros 3000 de agentes digitalizadores adheridos al programa de ayudas Kit Digital. Y nos alegra comunicar que Volcano se encuentra entre ellos.

Eso quiere decir que desde el 15 de marzo, todas las Pymes y autónomos que queráis implantar Volcano y automatizar y mejorar la productividad de vuestro día a día podreis presentaros a la convocatoria y recibir una ayuda de 10.000 euros. La convocatoria estará abierta durante 6 meses o hasta que se agoten los fondos.

Volcano como agente digitalizador ofrece solución a las categorías de gestor de procesos y gestor de clientes.

¿Qué requisitos debo cumplir?

Tu empresa debe estar considerada como «pequeña empresa» o «microempresa» y cumplir con los límites financieros establecidos para cada una de estas categorías. Además, debes figurar como retenedor en el censo de la Agencia Tributaria, estar al corriente de pago de impuestos y de cuotas a la Seguridad Social, y no tener la consideración de empresa en crisis, entre otras exigencias. Puedes consultar el detalle de todos los requesitos en  este enlace. 

¿Cómo solicitar la ayuda?

Para acceder al Kit Digital, debes registrarte en la web www.acelerapyme.es y completar un test de autodiagnóstico. Este test evaluará el nivel de digitalización de tu empresa y te presentará un catálogo de soluciones digitales entre las que podrás escoger. Finalmente, deberás acceder a sede.red.gob.es para completar la solicitud. 

¿Debo presentar alguna documentación?

El Kit Digital se puede solicitar sin aportar ninguna documentación. Simplemente deberás autorizar a Red.es para que consulte los requisitos y obligaciones requeridos para obtener la condición de beneficiario.

Las jornadas técnicas de Apetam y Fedintra vuelven este año 2022 y las tenemos ya a la vuelta de la esquina. Se celebran los próximos 28 de febrero y 1 de Marzo y tienen lugar, como es habitual, en el FYCMA, el Palacio de Ferias y Congresos de Málaga.

Las jornadas se pretenden desarrollar siguiendo la misma dinámica que en ediciones anteriores pero poniendo especial foco en la recuperación del sector tras la pandemia. Puedes consultar al fin de este artículo el programa establecido para los dos días.

En Volcano, estamos encantados de volver a formar parte de esta cita tan señalada y de volver a coincidir con clientes y profesionales del sector. Si te interesa visitarnos, nos podrás encontrar en nuestro estand. Nos encantará saludarte, atender a tus dudas y mostrarte nuestras últimas novedades.

¡Te esperamos!

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¿Te animas a asistir?

Pincha aquí para apuntarte a las Jornadas del Transporte 2022

¿Dedicas demasiado tiempo a localizar la información que necesitas de un presupuesto antiguo?

¿Te resulta complicado llevar un seguimiento de los presupuestos que te han solicitado y hay veces que a última hora te toca mover cielo y tierra para cuadrar un servicio que te acaban de confirmar?

Si este es tu caso, desde Volcano hoy te traemos 5 consejos que te ayudarán a gestionar de forma más eficiente este tipo de situaciones y que a la larga te conducirán a ofrecer un mejor servicio a tus clientes.

1. Centraliza en una misma plataforma toda tu gestión y evita duplicar procesos

Una de las principales trabas que sufren las empresas del sector es que todos sus trabajadores trabajan utilizando diferentes herramientas y softwares: Excels y calendarios para registrar los servicios, para facturar, hacer presupuestos… Muchos de estos documentos además se pueden encontrar duplicados con diferentes nombres y en diferente estado de edición dificultando todavía más la gestión diaria.

Todo esto puede mejorar enormemente haciendo pasar todos estos procesos por un mismo canal: un software ERP único y global para toda la empresa.

2. Utiliza un sistema sencillo y ágil para introducir y consultar servicios

La usabilidad y la facilidad de uso de una herramienta no es un tema baladí que podamos pasar por alto. Influye enormemente en el tiempo que dedicamos a realizar cualquier actividad.

Y es que si, por ejemplo, nos llama un posible cliente para preguntarnos cualquier detalle o para concretar algún punto de los servicios que quiere contratarnos, lo que queremos es poder localizar rápidamente ese presupuesto que enviamos con anterioridad y así brindarle la información necesaria al momento. Incluso sin considerar quien haya gestionado anteriormente esa solicitud.

Es por este motivo que la facilidad de uso de un software o herramienta es tan importante: porque sus efectos se trasladan directamente a la atención al cliente que ofreces.

3. Establece una buena comunicación con otros departamentos, en especial tráfico y facturación

Muchas veces necesitamos consultar información que por lo general llevan otros departamentos. O necesitamos informarles de alguna particularidad que es necesario que tengan en cuenta más adelante.

Aquí, una vez más, la implantación de un software ERP especializado en transporte de viajeros nos será de gran ayuda. Y es que, al compartir tus trabajadores del área comercial y reservas un mismo entorno de trabajo con tus trabajadores de tráfico o facturación, les será rápido y sencillo consultar cuando lo necesiten datos tales como: si hay vehículos disponibles para un día concreto o si se ha enviado y cobrado por adelantado la factura de un servicio.

4. Ten siempre a mano el volumen real de servicios diario y semanal, tanto discrecional como rutas

Poder disponer rápidamente de este dato es clave para saber si podemos aceptar más servicios para un día en concreto, especialmente si tenemos que cuadrar a última hora un servicio y ya es algo justo para consultar disponibilidad con un colaborador.

Te recomendamos además poder visualizar esta información de forma gráfica y visual. Por ejemplo, puede serte muy útil distinguir los diferentes tipos de servicios con un color identificativo: las rutas escolares, en verde; las excursiones, en rojo y los transfers, en amarillo. Incluso, puede ser muy conveniente poder elegir si quieres visualizar o no también los presupuestos que están todavía sin confirmar.

5. Busca sistemas que te permitan trabajar desde diferentes dispositivos y lugares.

Y más todavía, si eres de los que estás todo el día yendo de un sitio a otro. Ser capaz de poder acceder siempre a datos actualizados de tus servicios allí dónde te encuentres marca realmente la diferencia. Y es que imagina que estas fuera de viaje, pero te sale la oportunidad de hacer un servicio. Pues bien desde tu movil podrías consultar al instante qué servicios ya tienes previstos para ese día; decidir si aceptarlo o no y en el supuesto de que tengas recursos para llevarlo a cabo, introducirlo ya en el sistema. Por supuesto, sabiendo que al momento, ese servicio también va a aparecer al resto de tu equipo en oficina.

Pero esta no es la única ventaja, poder acceder a la información desde cualquier puesto y dispositivo te abre las puertas a poder si lo deseas, teletrabajar desdecasa. Una flexibilidad que cada vez valoramos más.

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Esperamos que estas 5 claves te sean de ayuda para mejorar tu gestión de presupuestos y reservas. Volcano, nuestro software especializado en empresas de autocares y vtc ya ha ayudado a muchas empresas del sector a conseguir una mejor organización de su gestión comercial, tráfico o facturación. Clica sobre el enlace para conocer algunos de los testimonios.

Aunque todavía el número de viajeros en transporte discrecional está muy lejos de los datos que se venían obteniendo antes de la pandemia, los datos nos mienten. La recuperación del sector está ya en marcha.

En la gráfica se puede apreciar claramente la tendencia ascendente durante los meses de abril, mayo, junio y julio. En el mes de Agosto, los viajeros descienden ligeramente, pero se trata de algo acorde con lo que ya venía aconteciendo en los pasados años.

A continuación, en la siguiente tabla incluimos la evolución en el número de viajeros de las diferentes modalidades de transporte discrecional y especial desde enero a Agosto de 2021

¿Quieres sacar el máximo partido a tus vehículos y alargar todo lo posible su vida útil?

Pues bien debes saber que para conseguirlo, definir y seguir un buen plan de mantenimiento en tus vehículos es primordial. Y es que si pasamos al día todas las revisiones y mantenimientos necesarios, podemos prevenir y retardar la aparición de muchos problemas.

A continuación, te destacamos algunas consideraciones importantes a la hora de poner en práctica un plan de mantenimiento. Atento a estas claves:

1. Implica al conjunto de tus trabajadores, no solo al mecánico.

Desde mecánicos, conductores y jefes de tráfico, hasta personal de limpieza y responsables de compras. Todos deben aportar su grano de arena.

Así por ejemplo:

– Un conductor debería asegurarse de realizar una conducción eficiente y adecuada y alertar al jefe de tráfico si detecta algún signo de alarma o posible avería.

– Un jefe de tráfico debería optimizar las rutas del día de manera que se reduzcan al máximo los kilómetros en vacío.

– El personal de taller, debe asegurarse de que siempre dispone de artículos en stock disponibles en caso de necesidad y de comunicar a oficina o encargar una nueva orden de compra.

– El responsable de compras debe valorar con qué proveedores trabajar y asegurarse de encargar materiales y vehículos de buena relación calidad-precio.

2. Cuenta con sistemas para digitalizar la comunicación de incidencias o averías

Una comunicación fluida entre los conductores en ruta y el resto de personal en oficina es básica para mejorar la productividad.

Por suerte, hoy en día contamos con herramientas que permiten la notificación prácticamente inmediata de cualquier tipo de incidencia.  Sin ir más lejos, en Volcano, contamos con la APP Volcano Driver que permite a  los conductores avisar al jefe de tráfico si aprecian algún ruido anormal en el motor, para que luego se valore la entrada o no a taller.

3. Reduce el tiempo que dedicas a rellenar y pasar la información de los partes de trabajo.

Sí, recabar datos como los kilómetros diarios recorridos y los repostajes realizados nos puede ofrecer información muy útil para nuestra futura toma de decisiones. Y sí, llevar un control de chequeos, revisiones y lavados de los vehículos pueden ayudarnos a prevenir y detectar incidencias de todo tipo, pero…

Esto, no quiere decir que debamos pasarnos el día anotando y copiando datos de un sitio a otro. Podemos implantar sistemas digitales que agilicen estos procesos y que eliminen la necesidad de trapasar estos mismos datos al ordenador en oficina para tratarlos. Esta es precisamente la principal función de nuestra APP Volcano Driver.

4. Eliminar kilómetros en vacío innecesarios.

No hace falta que el conductor haga kilómetros en vacío de más tan solo para entregar los partes de actividad en la oficina.

De nuevo, haciendo uso de sistemas de gestión capaces de enlazarse con otros dispositivos, podemos  automatizar estos procesos y hacer que nada más acabar de registrar todos los datos ya estén disponibles para consultar en oficina.

El INE ha vuelto a actualizar su estadística «Total de viajeros por tipo, medio de transporte (terrestre, aéreo y marítimo) y distancia» y en Volcano hemos vuelto ha revisarla para extraer nuevas conclusiones sobre la evolución del transporte discrecional y especial.

Ya vimos en el artículo anterior que el transporte especial laboral y escolar alcanzaba ya cifras de pasajeros muy cercanas a las obtenidas antes de la pandemia, probablemente, debido a la reanudación de las clases y al descenso del teletrabajo. Estos datos, tal y como podéis observar en la gráfica parecen mantenerse también en mayo.

También vimos que debido a las restricciones de la movilidad y a la cancelación y/o disminución de eventos tales como bodas, excursiones turísticas o congresos, el número de viajeros de transporte discrecional se situaba todavía en cifras muy bajas, aunque sí que se apreciaba una lenta pero progresiva recuperación.

Pues bien, tenemos, dentro de lo malo, buenas noticias en este sentido. Y es que en este mes de mayo se ha apreciado una subida considerable en el número de viajeros respecto al mes de abril. Más concretamente, un incremento del 49%, lo que supone el mayor ascenso en lo que llevamos de año.

En esta gráfica, podéis observar la evolución en el número de viajeros de transporte discrecional de los pasados 5 meses y compararla con la registrada en 2020 durante plena pandemia y con 2019.

Seguiremos pendientes de nuevas actualizaciones en la estadística para haceros participes de cómo sigue evolucionando el transporte discrecional y especial en los próximos meses.

Conseguir dedicar menos tiempo y recursos al desempeño de tareas mecánicas y administrativas básicas es básico para mejorar la rentabilidad y eficiencia de cualquier empresa.

En concreto, dentro de una empresa dedicada al transporte de viajeros podríamos estar hablando de optimizar acciones rutinarias como, por ejemplo, organizar y tomar nota de los repostajes realizados por el conductor, las dietas que les pertenecen o el registro de los gastos y tickets que se hayan podido generar durante un servicio.

No buscar fórmulas para optimizar este tipo de tareas y seguirlas realizando de la misma forma que hacíamos hace décadas puede suponernos incluso un gasto. Porque no olvidemos que el tiempo es también dinero y que podemos tomar medidas que nos ayuden a realizarlas más rápidamente sin perjuicio de la calidad de nuestro trabajo.

Aquí, te destacamos 3 estrategias que te pueden ser de gran ayuda en este sentido.

Convierte a los softwares y apps en tus mejores aliados

Contar con un software de gestión especializado en tu actividad logrará automatizar la mayoría de estas tareas mecánicas y te permitirá hacer en unos pocos minutos lo que antes podía llevarte varias horas.

Te recomendamos también que dediques cierto tiempo a analizar si la herramienta o herramientas que utilizas actualmente cubren adecuadamente las necesidades de tu negocio. No cualquier solución vale, debes buscar aquella que mejor se te adapte y que realmente te facilite tu gestión diaria.

Para ello, deberás tratar de identificar qué factores pueden estar influyendo negativamente en tu rendimiento. De esta forma, luego podrás saber qué es lo que debe tener tu software de gestión para mejorar tu productividad.

Opta por soluciones en la nube

Por ejemplo, si tu principal problema es que tardas mucho tiempo en encontrar la información que necesitas, puede ser de gran ayuda buscar un software en la nube en el que poder anotar y guardar todo lo relacionado con un vehículo, o un conductor, por ejemplo.

De esta forma, tu equipo podrá acceder en cualquier momento y desde cualquier sitio al programa para así consultar la información actualizada de ese vehículo o conductor. Sin detenerse a pensar o consultar quien la consultó por última vez y dónde la guardó.

Planifica y automatiza todo lo que puedas, pero deja espacio para imprevistos

Muchos servicios ( colegios, fábricas, etc) pueden realizarse a diario por el mismo vehículo y conductor. En casos como estos lo ideal es programar ya un vehículo y conductor predeterminados para así ya dejar el trabajo montado y que solo en casos puntuales, sea necesario realizar un cambio de vehículo o conductor ( baja del conductor, vacaciones, vehículo en taller, etc)

Otra de las cosas que también es aconsejable programar son los días festivos de las rutas. Y es que, si por ejemplo, dedicamos unos minutos en septiembre cuando empiezan los colegios, o en enero con el comienzo de año, para dejar todos los días festivos definidos, ya más adelante no tendremos que volver a pensar en ello, y nos evitaremos errores o tener que realizar anulaciones de última hora.

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En definitiva, para reducir esas horas interminables que pasamos haciendo tareas básicas y repetitivas, puede ser clave hacerte con un software de gestión adecuado. Además, aprender a planificar correctamente ciertos procesos puede significar un antes y un después en nuestra productividad y en la rentabilidad de la empresa.

Con Volcano, podrás comprobar que hemos tenido estos objetivos en mente. ¿Te animas a probarlo?